Оформление документов на проживание в гостинице

Командировка представляет собой очень ответственное, хлопотное мероприятие, поскольку вместе с рабочими заданиями, приходится решать проблемы, которые связаны с питанием, переездом и проживанием.

Для того чтобы возместить материальные средства, потраченные на аренду жилья, переезд, необходимо представить документы, подтверждающие сумму расходов. Для этого в бухгалтерию своего предприятия следует отнести все отчетные документы.

Рассмотрим требования, которые существуют для отчета за проживания. На сегодняшний день отчетными фискальными документами можно считать следующие:

кассовые чеки;
счета, квитанции, на которых стоит синяя печать гостиницы.

На каждом документе обязательно должна быть указана дата поселения, выбытия. Также, они должны совпадать с цифрами, которые есть на проездных билетах. Лишние дни проживания вам не оплатят, а также могут поставить под сомнение цель всей вашей поездки. Таким образом, несовпадение дат на билетах и гостиничных чеках, может привести к отказу от возмещения расходов на проживание.

Кроме того, немаловажным является правильное указание числа суток, за которые была произведена оплата. В каждой гостинице существуют определенные правила их подсчета. Следовательно, чтобы не платить лишнего за жилье, необходимо перед заселением уточнить их у администратора. Расчетный час, с которого начинается отсчет суток, может быть разнообразным. В большинстве отелей он начинается в 12 часов. Если вы заселяетесь в гостиницу раньше, либо позже данного времени, вам необходимо будет заплатить стоимость дополнительных суток. Таким образом, оформление документов на проживание в гостинице - это серьезный процесс.

В случае неверного оформления чеков, потери квитанции, счетов за проживание существует несколько вариантов решения проблемы:

даже не пытаться восстановить документы. Но в данном случае вы не возместите денежные средства, которые были потрачены на проживание;
съездить в город, который вы посещали в командировке, попросить в отеле копии документов;
воспользоваться услугами компании, которая оказывает помощь в подобных случаях.

Последний вариант – самый простой и надежный, если вам необходимо срочно решить вопрос. Он избавит от необходимости долгой поездки и сэкономит ваше время и материальные средства. Гостиничные чеки, счета, билеты и квитанции – это важные официальные документы, без них нельзя получить возмещение расходов за переезд и проживание. Таким образом, следует всегда надежно хранить и правильно оформлять отчетную документацию.

Другие материалы по теме: