Кадровое делопроизводство с нуля

Вновь создаваемые компании независимо от их предполагаемой штатной численности, изначально обязаны организовать кадровое делопроизводство.

Начинать его с нуля и не совершить ошибок, довольно редкое явление даже для профессиональных кадровиков. Необходимость в реставрации либо реорганизации этого процесса также возникает в связи с постепенным переходом на электронный формат документооборота.

Что понимают под кадровым производством?

Не каждый документ на предприятии неизбежно будет создавать собой «движение». Ряд документов, например, дефектная ведомость в принципе не образует его. Под движением понимают создание разного рода изменений в записях других актах порожденных исходящим документом. Соответственно каждое такое дело, а в нашем случае кадровое, подразумевает специфичный процесс, этапы которого необходимо четко фиксировать на носителях информации.

В настоящее время большая часть записей по-прежнему ведется на бумаге, однако, в недалеком будущем вся отчетность кадровиков будет иметь исключительно электронный формат данных. Типичными операциями движения в кадровом делопроизводстве являются:

• Найм и увольнение работников;
• Ведение личных дел сотрудников компании;
• Прием заявлений и оформлением больничных листов и др.

Кроме личного учета у кадровика существует еще два важных аспекта в работе, это аналитика и планирование. Значительную часть своего рабочего времени кадровик посвящает аналитической работе по сбору информации о штате, разработке и формированию отчетности в государственные контролирующие и надзорные органы и фонды.

Восемь шагов для эффективной работы

Так можно обозначить восемь последовательных этапов организационной деятельности по созданию делопроизводства «с чистого листа» на предприятиях и учреждениях. Пропишем их списком, а после поясним суть наиболее важных процедур и возможные вариации поведения.

1. Определение ответственных лиц и подготовка материального обеспечения;
2. Анализ учредительных документов компании;
3. Работа над штатным расписанием;
4. Формирование локальной нормативно правовой базы;
5. Сбор сведений о руководстве компании;
6. Составление типовых образцов письменных трудовых соглашений;
7. Ведение трудовых книжек работников;
8. Разработка шаблонов и проектов под кадровые процедуры.

Определение ответственных лиц подразумевает поиск оптимального варианта для принятия кадровых решений. В зависимости от численности штата это могут быть кадровые службы во главе с начальником или отдельный сотрудник, исполняющий обязанности, в том числе по совместительству. Под материальным обеспечением в данном контексте подразумевают обеспечение кадрового процесса оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, а также специализированным компьютерным программным обеспечением.

Следует тщательно подойти к этапу разработки локальной структуре нормативной базы компании. Это устав, правила внутреннего распорядка, согласно ст. 189 ТК. Обязательно разработать положения об охране и оплате труда. Графики отпусков и акты, регулирующие персональные данные сотрудников. Если необходимо наладить процесс на микро предприятии можно обойтись без составления коллективного трудового договора.

Составление типовых образцов соглашений, то есть индивидуальных трудовых договоров, возможно, потребуют от компетентного кадровика обеспечить их шаблонами дополнений. Общие требования к точности заполнения персональных сведений о работнике прописаны в Трудовом кодексе (ч.2, ст.57).

Причиной таких действий послужит ряд обстоятельств. Например, при заключении основного договора на определенный срок, не были указаны причины его заключения либо вид контракта. В остальных случаях, включая договора на неопределённый срок, необходимость внесения дополнений может нести императивный характер. Так, для уточнения вредных условий труда, обозначенных в основном соглашении, нередко важно описать их подробный характер и размер выплат.