Что важно принять во внимание при отправке сотрудника в командировку. Чек-лист

Командировка — это всегда ответственное мероприятие, которое накладывает на сотрудника, которого посылают в другой город, определенные обязательства. Однако особое внимание организации всего процесса должен уделить, прежде всего, руководитель. Это позволит, с одной стороны, соблюсти требования законодательства, а с другой, обеспечить сотрудника всем необходимым для качественного выполнения поставленной задачи.

Что важно знать при организации командировки

Если вам как сотруднику срочно потребуются отчетные документы за проживание в гостинице купить на doc-msk-1.com будет проще и удобней всего. Нужно помнить, что такие официальные бумаги, в числе которых и чеки, в обязательном порядке требуются для того, чтобы бухгалтерия предприятия смогла компенсировать финансовые затраты на проживание в отеле.

Однако вернемся к особенностям организации командировки и начнем, прежде всего, с формулировки. Итак, согласно законодательству, командировка представляет собой служебную поездку сотрудника по распоряжению работодателя на конкретный срок в другой город. Главными признаками командировки являются следующие:

• отправка в поездку исключительно штатного сотрудника, работающего по трудовому договору;
• поездка всегда связана с выполнением служебного поручения;
• обычная работа такого сотрудника не связана с систематическими разъездами.

Если поездка соответствует данным критериям, она может считаться официальной командировкой. Перед тем, как отправлять сотрудника в служебную поездку руководитель должен убедиться в отсутствии у него ограничений.

Сотрудников каких категорий нельзя отправлять в командировки

Согласно требованиями законодательства, некоторые категории сотрудников подпадают под ограничения, связанные с командировками. К ним относятся следующие работники:

• одинокие родители, которые имеют детей до 5-ти лет;
• женщины с детьми до 3-х лет;
• родители, которые имеют детей-инвалидов;
• работники, которые ухаживают за больным членом семьи.

Таких сотрудников допускается отправлять командировку, но только при определенных условиях. Категорически запрещается отправлять в служебные поездки стажеров, работающих по ученическому договору, несовершеннолетних работников, а также беременных женщин и сотрудников-инвалидов.

Какие расходы руководитель обязан компенсировать сотруднику

Согласно ст.168 Трудового кодекса Российской Федерации, каждый работодатель при отправке в командировке сотрудника обязан возместить ему 4-е типа расходов. К ним относятся суточные, проезд, жилье, а также иные расходы, перечень которых определяется внутренним решением и приказом по предприятию.

Некоторые расходы допускается оплачивать напрямую с расчетного счета компании. К примеру, билеты на бронирование гостиницы и транспорта проще всего оплачивать бизнес картой, что позволит значительно сэкономить время бухгалтера, не затрачивая его на выдачу наличных. Более того, оплата многих услуг (гостиницы, транспорт) картой зачастую позволяет начислять бонусы.

На сегодняшний момент минимальный размер суточных составляет 700 руб, причем данная сумма не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Если же фирма платит сотрудникам большую сумму, то с нее обязательно уплачиваются страховые взносы и НДФЛ.

Выводы

Учтя все вышеизложенные сведения, каждый руководитель сможет организовать командировочный процесс быстро и грамотно, приняв во внимание все важные нюансы. При этом сотруднику следует обязательно сообщить цель командировки, а также дать соответствующие советы и рекомендации.