Однодневные командировки: порядок оформления

В ряде случаев работодатели направляют сотрудников в служебные поездки продолжительностью не более одного дня. К примеру, к контрагенту, который находится сравнительно недалеко. При этом необходимо обеспечить правильное оформление и оплату такой командировки.

Порядок действий

Оформление однодневных рабочих поездок производится так же, как и оформление многодневных. Разница состоит только в отсутствии расходов на проживание при однодневной рабочей поездке. Поэтому после многодневной командировки могут понадобиться гостиничные чеки Санкт-Петербург заказать на checkshotelss.ru. После однодневной командировки такая необходимость отсутствует. При этом не имеет значения, направляется ли сотрудник за рубеж или в другой город на российской территории. Оформление командировки состоит из следующих этапов:

• Перед отъездом работника выпускается приказ соответствующего содержания по унифицированной форме Т-9 (Т-9а) либо по форме, созданной предприятием и утвержденной его руководством. В этом документе наряду с обязательными реквизитами приводятся цель, продолжительность и срок служебной поездки.
• Выдача работнику аванса на затраты в командировке. Он может быть выдан из кассы предприятия наличными либо перечислен на банковскую карту сотрудника, включая зарплатную. Выдача денежных средств под отчет может быть осуществлена исключительно на основании поданного подотчетным лицом заявления либо распорядительного документа предприятия (к примеру, приказа о направлении в служебную поездку).
• День пребывания сотрудника в служебной поездке отмечается цифрами «06» или буквой «К» в табеле учета рабочего времени без указания числа отработанных часов. В том случае, если служебная поездка была совершена в нерабочий праздничный или выходной день, нужно добавить в табель цифры «03» либо буквы «РВ». Указывать число отработанных сотрудником в такой день часов надо лишь в том случае, если работодатель издал распоряжение о длительности работы.
• Вернувшийся из служебной поездки работник подает авансовый отчет. К этому документу должны прилагаться подтверждения расходования денежных средств, которые были выданы под отчет перед отправкой в однодневную служебную поездку.
• Расчеты с работником завершаются путем получения от него остатка непотраченных подотчетных денежных средств или посредством возврата ему перерасходованных денежных средств.

В каких случаях служебная поездка не признается однодневной?

В определенных случаях служебная поездка, занимающая приблизительно один день, не считается однодневной. В качестве примера можно привести следующую ситуацию. Сотрудник отбывает в служебную поездку на поезде, который отправляется с перрона в 23:55, а обратно прилетает на воздушном транспорте, который прибывает в аэропорт в 16:15 следующего дня. В таком случае днем отправления сотрудника в служебную поездку считается дата отбытия поезда, а днем его приезда – дата прибытия в место работы. Поэтому продолжительность служебной поездки составит два дня, а не один.

В качестве другого примера можно привести следующий случай. Работник, отправленный в однодневную служебную поездку, из-за неожиданной задержки в выполнении порученной ему задачи заночевал в гостинице, получив на это согласие своего руководителя. В результате он возвращается назад лишь на следующий день. Поскольку однодневная служебная поездка предусматривает возвращение сотрудника домой в тот же день, в такой ситуации однодневная деловая поездка превращается в двухдневную.