Автосекретарь: упростите жизнь клиентов и работников

Что представляет собой функция автосекретарь? В чем ее достоинства? Как правильно ее настроить? Ответы на эти вопросы – в статье.

В наше время бизнес-телефония представлена большим спектром технологичных систем. Компьютерные программы помогают раскрывать возможности мини-АТС в полную мощь, делая Call-центры более организованными и продуктивными. Вместе с тем большое выбор разнообразие может ввести пользователя, который не дружит с технологиями, в ступор.

Ему будет трудно различать опции, разбираясь в тонких нюансах. Еще труднее становится от того, что название этих функций может отличаться, в зависимости от того, какой поставщик подключает услуги телефонной системы. Например, схожи между собой услуги автосекретаря и интерактивного голосового приветствия.

Чтобы вы и ваши сотрудники понимали, чем отличаются эти опции, давайте выясним, каким функционалом обладает автосекретарь, и как им правильно пользоваться.

Что это такое?

Когда число звонков в офис растет, справляться с нагрузкой сложно. Поэтому, если малый бизнес расширяется, ему нужно начинать работать с продвинутыми телефонными системами. Каждый потребитель заслуживает того, чтобы ему уделили достаточно внимания, чтобы его информировали и без трудностей соединили с подходящим работником. Если человека постоянно перенаправляют между отделами и заставляют терпеть бесполезное ожидание, то у него нет другого выбора, кроме как рассердиться и бросить трубку.

Поэтому телефонный сервис становится все более автоматизированным. Это снимает нагрузку с операторов и позволяет преподнести часть информации при помощи умной системы голосовых сообщений.

Один из помощников в этом аспекте работы – автосекретарь. Вот с какими задачами он справляется:

• Принимает звонки, приходящие на офисный IP-телефон.
• Проигрывает аудиоприветствие, либо запускает интерактивное меню.
• В зависимости от выбора пользователя, перенаправляет вызовы в подходящий отдел компании.
• Сообщает клиенту информацию о сфере работы компании, контактные данные, список тарифов и другие сведения.
• Позволяет позвонившему человеку перемещаться по меню, повторять прослушанное голосовое сообщение и выбрать прямую связь с сотрудником, если IVR не смог помочь.
• Дает клиенту возможность оставить собственные данные для обратной связи.

Все это позволяет оптимизировать процесс телефонного обслуживания.

Как настроить автосекретарь

В первую очередь, настройте визуальное отображение общего объема поступающих вызовов. Когда перед глазами есть полная картина работы, вам будет проще исправлять ошибки сервиса.

Далее, вам хорошая запись приветствия. Звук должен быть чистым и детализированным, без помех и шумов. Человек, читающий текст, не должен запинаться, говорить слишком быстро или медленно, слишком безжизненно, или наоборот – неестественно ярко.

Все эти недочеты сильно ударяют по репутации. Для этого обратитесь в студию звукозаписи, работающей с большим каталогом профессиональных дикторов. Когда кандидатов много, вы сможете выбрать именно того человека, голос которого подходит лучше всего. В базе голосов – сотни профи, говорящих на всех языках мира. Вы можете прослушать образцы голоса, чтобы определиться, кто из них сделает ваш автоответчик идеальным.

Какие еще плюсы есть у автосекретаря

Если ваша компания растет, то вы просто не успеете адаптироваться к тому, что увеличивается и приток клиентов. Сколько бы операторов вы ни наняли, они все равно не успеют ответить каждому пользователю. В итоге часть позвонивших людей будет вынуждена слушать долгие гудки. В самые нагруженные часы эта ситуация превратится в настоящую катастрофу. Вы будете терять потенциальных покупателей только из-за того, что не успели вовремя ответить им. Человек, скорее всего, обратится в другую компанию, особенно если ему нужно задать один короткий вопрос, с которым справится и автоответчик.

Более того, он расскажет всем своим друзьям и знакомым о том, как неприятно было ждать. А это отдельный ущерб репутации, особенно если вы запускаете бизнес в небольшом городе, где слухи разносятся быстро. И не думайте, что положительные отзывы перекроют собой эти сплетни. Исследования показывают, что недовольные клиенты распространяют информацию о качестве сервиса гораздо чаще, чем удовлетворенные.

Автосекретарь решает эту проблему. Да, он не удерживает на линии всех пользователей, но ничто не идеально. Все же человеку приятнее, когда на его звонок отвечает хоть кто-то, даже если это IVR. Кроме того, автосекретарь всегда вежлив. Это поможет избежать ситуаций, когда не выспавшийся или переживающий жизненные проблемы менеджер нагрубил покупателю. Да и когда звонки обрабатывает автоматическая система, персонал уже не так нагружен и нервничает, а значит сервис в целом станет вежливее.