Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) - система организации работы с документами на предприятии и деятельность, связанная с ее ведением, при которой все или большая часть документов хранится централизованно и в электронном виде

Введение в электронный документооборот

Сегодня все больше и больше государственных и частных организаций переходят к использованию в повседневной жизни электронного документооборота (ЭДО). Однако до сих пор не все понимают, для чего нужен документооборот и как он работает.

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) - система организации работы с документами на предприятии и деятельность, связанная с ее ведением, при которой все или большая часть документов хранится централизованно и в электронном виде. Документы могут храниться как в локальной сети, так и удаленно при помощи так называемых "облачных" сервисов, набирающих популярность в течение последних нескольких лет. Под ЭДО зачастую подразумевают полный цикл автоматизации движения документа, начиная с его создания и получения, и, заканчивая отправкой и помещением в архив. Очень часто люди путают понятия электронный документооборот и безбумажный документооборот, считая, что это одно и то же.

На самом деле и электронный документооборот может работать с копиями бумажных документов (например, полученными путем сканирования). Во многом это связано с тем, что в России электронный документооборот появился сравнительно недавно (в начале XXI века), по сравнению с развитыми странами, и зачастую сотрудники предприятий работают с электронными документами по старинке, как и с бумажными аналогами.

Системы электронного документооборота

Электронный документооборот невозможен без системы электронного документооборота - компьютерной программы, позволяющей организовать работу с документами (создание, редактирование, поиск) и наладить взаимодействие между сотрудниками одного или разных предприятий - (обмен документами, раздача заданий, отправка уведомлений, подтверждение с помощью электронной подписи и т.д.).
Сегодня существует довольно много систем электронного документооборота. В России, как правило, используется 1С Документооборот, DocsVision и Directum.
Отдельно стоит выделить систему электронного документооборота Диадок, как наиболее перспективную и набирающую обороты, которую используют ведущие российские и зарубежные компании, такие как Google, Shell, Ростелеком, Группа ГАЗ, Hyundai и KIA Motors.
Данная система проста и понятна в использовании даже для начинающего бухгалтера и секретаря, а также поддерживает популярные учетные системы (1С, SAP и т.д.), в том числе и облачные решения.
Подключение к системе Диадок осуществляется в течении небольшого срока. Для этого на компьютере должны присутствовать такие компоненты, как сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты информации. Пользователям, зарегистрированным в системе "Контур-экстерн" приобретать сертификат не нужно.
Для того, чтобы как можно быстрее перейти к использованию электронного документооборота, свяжитесь со специалистами.