Архивная обработка документов
Документы, составляемые и накапливающиеся в ходе деятельности предприятия, должны быть систематизированы и упорядочены. Это касается как текущего делопроизводства, так и архива.
Архивная обработка документов http://orbrm.ru/ предусматривает проведение ряда мероприятий, осуществление которых регулируется законодательством. При этом за нарушение правил хранения документов предусмотрена административная ответственность для руководителя предприятия и лица, контролирующего организацию архива. Порядок в документах обеспечит оперативный поиск необходимых дел для деятельности предприятия и в случае проведения различных проверок уполномоченными органами.
Этапы архивной обработки
1) Оценка практической, исторической и научной ценности документов. В ходе выполнения экспертизы ценности можно определить сроки хранения документов, систематизировать дела по статьям, сформировать дела из отдельных бумаг, выделить документацию к уничтожению.
2) Архивная обработка дел по личному составу, дел временного и постоянного хранения, их оформление и переплет.
3) Составление описей на все типы дел.
4) Физическое уничтожение документов, выделенных к утилизации, или их передача в муниципальный архив.
Для многих компаний архивная обработка документов является важным подготовительным моментом, предшествующим созданию электронного архива, который предусматривает сканирование и оцифровку отчетности.
Поручить архивную обработку дел можно сотруднику организации или сторонним специалистам. Архивные компании предлагают широкий спектр услуг: проведение экспертизы ценности, утилизация документов, перевозка архивов http://orbrm.ru/perevozka_arhivov/ (внеофисное хранение архива) и т.д.
Преимущества сотрудничества с архивными компаниями
- Поддержание архива в идеальном порядке, благодаря чему обеспечивается оперативность и удобство работы с документами.
- Возможность подготовиться к аудиторской и налоговой проверке путем своевременного выявления отсутствующих документов.
- Обеспечение учета конфиденциальных бумаг и документов повышенной ценности.
- Профессиональная архивная обработка с соблюдением законов и правовых норм.
- Освобождение сотрудников компании от выполнения непрофильной работы (при отсутствии в штате архивариуса).
Профессиональная архивная обработка позволит получить актуальную информацию о состоянии архивного фонда предприятия, освободить площади, которые ранее были отведены для хранения документов, а также привести архив в соответствующее актуальным требованиям законодательства состояние.