Особенности пользования СЭД

Активное внедрение электронного документооборота началось около 30 лет назад.

Сегодня практически все российские компании уже внедрили СЭД с целью повышения эффективности рабочего времени и минимизации затрат на ручную обработку документации. Ее внедрение также позволяет:

однократно регистрировать и безошибочно идентифицировать документы;
параллельно выполнять ряд операций и сокращать время движения документа;
моментально определять ответственного за составление и работу с документом;
вести единую базу документации и исключать возможность ее дублирования;
быстро находить требуемую документацию в базе;
контролировать движение документации на всех стадиях документооборота.

Преимущество СЭД также заключается в эффективном управлении отношениями с контрагентами: клиентами, партнерами и т.д. Эта система также позволяет обрабатывать внешнюю нормативно-распределительную документацию.

Почему используют СЭД

Перечисленные плюсы очевидны. Однако существует еще несколько причин, способствующих применению этой системы. Во-первых, она необходима для повышения дисциплины труда персонала организации. Применение подобной системы позволяет контролировать работу сотрудников. Во-вторых, она обеспечивает защиту от утечки данных. Ее применение позволяет обезопасить информацию и строго разграничивать права доступа внутри организации. В-третьих, систему можно легко внедрить в работу любой компании. При этом у сотрудников не возникнет проблем с пониманием того, как она работает.

СЭД также гарантирует конкурентные преимущества, необходимые для поддержки и развития внутрикорпоративной культуры.

СЭД от А2Б

Возможности СЭД

Активное применение электронного документооборота обусловлено его уникальными функциональными возможностями. СЭД позволяет управлять документами: создавать, регистрировать, работать с ними и т.д. При этом ее можно связать с бумажным документооборотом. Нужно сделать акцент и на возможности отслеживания актуальности документации. Если она потеряла актуальность, в системе есть функции для ее архивирования.

Как внедрить СЭД

В заключение необходимо сказать несколько слов о внедрении этой системы. Этот процесс начинается с создания соответствующего плана. Далее система адаптируется под мощности организации. Затем проводится ее тестирование. Если оно прошло успешно, то начинается обучение сотрудников. Причем обучение может быть не только постепенным. Также часто используется метод «шоковой терапии», позволяющий внедрить систему практически моментально.

Другие материалы по теме: