Как избежать потери учредительных документов

Чтобы избежать убытков и сохранить деловую репутацию, нужно создать систему учета учредительных документов, их выдачи и контроля возврата. В этом компании может пригодиться программа – помощник юриста.

Как избежать потери учредительных документов

Утрата учредительных документов юридического лица – безусловно, неприятное событие. Оно может случиться в результате форс-мажора вроде прорыва трубы и затопления помещения, где они хранились. К сожалению, более часто встречается другой вариант: сотрудник, получивший на руки устав или другой учредительный документ, затягивает его возвращение, где-то забывает или теряет.

Естественно, в такой ситуации любая деятельность приостанавливается на то время, пока идет восстановление учредительных документов в ООО http://you-right.ru/stati/dela-yurlic/hranenie-i-vosstanovlenie-uchreditelnyh-dokumentov-organizacii, ЗАО, ОАО и т.д. В зависимости от загруженности того налогового органа, в который обратится пострадавшая фирма, процедура восстановления может длиться две недели и более.

В этот период можно забыть про участие в тендере, конкурсе или другом отборочном процессе для поставщиков, т.к. есть риск, что на запрос юристов контрагента выдать будет нечего. Из-за пропавших учредительных документов сделка не состоится и компания понесет убытки.

Если форс-мажор непредсказуем, то спрогнозировать проблему утери учредительных документов из-за их бесконтрольного перемещения между сотрудниками не составляет труда.

Чтобы избежать убытков и сохранить деловую репутацию, нужно создать систему учета учредительных документов, их выдачи и контроля возврата. В этом компании может пригодиться программа – помощник юриста http://you-right.ru/.

Один раз настроив управление делами юридического лица http://you-right.ru/upravlenie-delami-yurlic в автоматизированном режиме, руководству больше не придется беспокоиться о срыве сроков поставок и других проблемах, возникающих из-за человеческого фактора.

Для этого необходимо внедрить специальное программное обеспечение (ПО), такое как, например, «Юрайт: управление делами юрлиц». Особенно полезна данная система будет для холдингов с большим количеством входящих в состав юридических лиц.

Благодаря данному ПО специалист сможет управлять выдачей и возвратом оригиналов документов и доверенностей. Сотрудники, получившие учредительные документы на руки, будут оповещены за определенное время до или после даты возврата учредительных документов.

Таким образом, имея перед глазами реестры документов по юридическим лицам со сведениями о передаче документов исполнителям, начальник юротдела всегда будет в курсе перемещений учредительных документов и сможет вовремя проконтролировать возврат на случай важного тендера или других значимых для компании событий.