Созываем общее собрание. Как уведомлять участников и обойтись без судов и штрафов?

Общество с ограниченной ответственностью запланировало провести общее собрание участников.

Уместно возникает вопрос: каким образом проводить работу по созыву общего собрания дабы не возникло спорных ситуаций, ведь нередко участники, которых «не устроило» решение прибегают к реализации своего права оспорить его в суде. В результате, решение может быть признано недействительным, кроме того, организация также может быть привлечена к административной ответственности за нарушение требований законодательства о порядке подготовки и проведения общих собраний участников ООО, где предусмотрен размер штрафа для юридических лиц - от пятисот тысяч до семисот тысяч рублей (cт. 15.23.1 КоАП РФ).

Итак, уделить внимание нужно следующим важным аспектам процесса надлежащего уведомления:

1. Способ уведомления признается надлежащим, если он предусмотрен уставом общества и не противоречит закону. В тоже время, устное (личное) уведомление может быть предусмотрено уставом ООО, однако суд признает подобное уведомление несостоятельным, так как не будет письменных доказательств исполнения обязанности уведомления. Например, см. Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.04.2015 по делу N А60-45733/2014.

В случае если устав вашей организации не содержит специальных способов уведомления, то необходимо направить такое уведомление заказным письмом, чтобы в последующем можно было подтвердить документально данный факт.

2. Ссылка участника о том, что он получил не уведомление, а просто чистый лист либо иной документ будет несостоятельной, если общество отправит письмо с описью вложения, оставив один экземпляр описи себе, а также если адресат уклонился от получения уведомления, и письмо вернулось с отметкой «по истечении срока хранения», он будет считаться надлежаще уведомленным (если не докажет причину невозможности получения уважительной). Неполучение участником заказного письма от общества по смыслу ст.10 ГК РФ не может свидетельствовать о неисполнении обществом обязанности по надлежащему извещению о проведении общего собрания.
Единообразие судебной практики по данному вопросу сводит к минимуму возможные споры. Например, см. Определение Верховного Суда РФ от 04.08.2015 по делу № А40-48650/2014, Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 23.01.2015 по делу № А45-10041/2014.

3. Обратите внимание, чтобы уведомление содержало исчерпывающую информацию о предстоящем общем собрании (дополнительно к сведениям, которые в соответствии с законодательством должны содержаться в сообщении – это время, место проведения, предлагаемая повестка дня, в нем рекомендуется указать максимально точное место проведения общего собрания, включая сведения о помещении, в котором оно будет проводиться; информацию о документах, которые необходимо предъявить для допуска в помещение с указанием номеров помещения, возможно, этажа в здании).



Например, в Постановлении Девятого Арбитражного апелляционного суда от 18 июня 2015 г. № 09АП-19005/2015 довод о том, что участники не были информированы о помещении, в котором проводится собрание (в уведомлении был указан лишь адрес, по которому располагается торговый центр) был учтен судом наряду с другими доказательствами, в результате решение общего собрания участников было признано недействительным.

4. Следите, чтобы уведомляя участника вы соблюдали сроки заблаговременного извещения, предусмотренные законом. Так, о проведении собрания участник должен быть извещен, если иное не предусмотрено уставом, не менее чем за 30 дней.



Делайте для себя запас по времени. Проверяйте информацию о доставке вашей корреспонденции. Возможна ситуация, когда уведомление о проведении общего собрания не было получено участником ООО в связи с ненадлежащим оказанием услуг организацией почтовой связи. В этом случае такой участник не будет считается уведомленным надлежащим образом. Например, см. Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 31.07.2015 по делу № А24-3692/2014.

Итак, вопрос уведомления участников о собрании достаточно прост и в большинстве случаев у практикующих юристов доходит до автоматизма. Если же вы проводите собрание самостоятельно, постарайтесь учесть в своей работе вышеназванные рекомендации. В конечном итоге это даст вам возможность минимизировать риски арбитражных споров http://www.centraldep.ru/predstavitelstvo-interesov-v-sude/ и привлечения к административной ответственности.