Перевод на электронный документооборот

Перевод на электронный документооборот

Вас просят присоединиться к обмену документами в электронном виде. Приглашение может прийти по электронной почте от клиента, звонком от партнера, или на квитанции от обслуживающей организации.

Что это приглашение значит? Так ли необходимо подключаться? Проигнорировать, оставив всё как есть, или принять приглашение? Что это принесёт организации?

Зачем электронный документооборот (ЭДО) вообще нужен?

Любая компания работает для извлечения прибыли. А сэкономленные деньги - это деньги заработанные. Поэтому многие организации заинтересованы в усовершенствовании бизнес - моделей, поиске большей эффективности и сокращении затрат. Именно этому служит электронный документооборот - он позволяет не только экономить на бумаге и услугах курьерских компаний, но и использовать удобный поиск любых первичных документов т.к. в большинстве сервисов электронного документооборота реализован удобный поиск по документам.

Документы потерялись, заказчик устал ждать и ушёл к конкурентам? Теперь этого можно избежать. НИ один документ не потеряется, ещё и увеличивается скорость обмена документами, уменьшаются затраты времени. Время - деньги, как все мы знаем, и сокращая затраты времени мы сохраняем деньги. Любой сервис электронного документооборота вам это с готовностью продемонстрирует. К тому же, не следует забывать об экономии на бумаге как таковой, на доставке её в офис, оплату заправки принтеров, аренду помещения под склад. При переходе на ЭДО проигравших нет, все участники только выигрывают.



Итак, вы решили попробовать осуществить обмен документами. Куда обращаться? Как выбрать оператора электронного документооборота? Необходимо исходить из цены, удобства работы, качества услуг и возможности обмена с другими операторами. Лучше всего, если подключение и регистрация в сервисе будут бесплатными, а также будет присутствовать демо - режим или пакет "минимум" для пробы. Операторов электронного документооборота достаточно много и многие из них позволяют обмениваться документами между собой (так называемый "роуминг"), но лучше заранее узнать, услугами каких операторов пользуются ваши контрагенты и есть ли между этими операторами взаимный обмен документами.

Начать пользоваться ЭДО у большинства операторов легко - достаточно зайти в сервис, установить несколько компонентов, указать минимальные реквизиты своей организации и готово. Если будет использоваться обмен счетами - фактурами, то необходимо ещё оформить соглашение/регламент обмена (приказ Минфин 50Н), подписав его своей электронной подписью (ЭП).

Кстати, о подписи. Документооборот не имел бы смысла, если бы не был юридически значим, поэтому для обмена документами используется электронная подпись, выпущенная удостоверяющим центром - организацией, аккредитованной министерством коммуникаций и связи и имеющей лицензии на деятельность. Если ваша организация уже отчитывается в электронном виде в контролирующие органы, то, вероятно, ваша электронная подпись подходит для сервиса электронного документооборота. Если же сомневаетесь, то лучше уточните у оператора. А если ЭП отсутствует, то большинство операторов готовы её продать или предоставить список УЦ, подписи которых можно использовать в ЭДО.



Обычно сервисы электронного документооборота имеют удобную форму web - сервиса (сайта), рассчитанную на различные браузеры - такой способ работы позволяет легко и сразу начать подготовку и обмен документами. Некоторые операторы предлагают ещё и интеграционные решения с различными платформами - тогда обмениваться можно в интерфейсе уже имеющейся программы.

Выбор тарифа и стоимость услуг.

Прежде всего электронный документооборот начинают использовать крупные компании, поэтому входящие документы от таких контрагентов оплачиваются за счёт отправителя. У некоторых операторов вообще все входящие документы бесплатные, независимо от количества.

В целом при выборе оператора учитывайте не только предпочтения ваших контрагентов, но и ваши собственные. Задача оператора - вовлечение как можно большего количества организаций в сервис ЭДО, обеспечение комфортных условий работы и минимальные затраты для участников.


Другие материалы по теме:
IT & Интернет
Что вы об этом думаете?
ВКонтакте
Смотрите также:

Главные новости

Новости партнеров