Современные системы электронного документооборота

Вы слышали о системах электронного документооборота, но хотите узнать больше о возможностях таких систем? Ознакомьтесь с нашим материалом и получите ответы на свои вопросы.

Документооборот современных организаций состоит из тысяч копий различных документов. Все большие архивные площади требуются для сохранения писем, счетов, актов и договоров, все большие затраты несет организация, оплачивая поставки бумаги и расходных материалов для оргтехники, аренду площадей под архивные хранилища. И это далеко не все затраты, которые приносит традиционный документооборот, в виде твердых, бумажных копий документов.

Представьте какой колоссальный вред наносит планете поддержание инфраструктуры предприятий производящих вышеперечисленные ресурсы. В процессе производства бумаги уничтожаются леса, загрязняются водоемы, мы лишаемся драгоценного чистого воздуха. Производство расходных материалов для оргтехники так же далеко не так безопасно, как многим хотелось бы считать. Подумайте так же и об утилизации отработанных расходных материалов. Все это те затраты и вред, который приносит всего лишь традиционный, привычный всем, бумажный документооборот.

К счастью, современные технологии позволяют нам сократить затраты на документооборот предприятия и уменьшить воздействие на окружающую среду, предлагая нам новый, но уже крайне положительно зарекомендовавший себя вид документооборота в виде различных систем электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) - это вариант безбумажного документооборота, существующий как в рамках программного обеспечения, которое способно функционировать внутри корпоративной сети организации, так и в виде сервиса, который предоставляется компанией провайдером или оператором документооборота. Второй вариант видится наиболее удобным для организации документооборота не только внутри предприятия или организации, но, что более удобно, для организации документооборота с контрагентами организации работающими из своих, территориально отдаленных офисов.

Представим себе обмен документами внутри некоей системы документооборота. Вы отправляете документ, контрагент получает его и кажется, что все в порядке. Но однажды вы сталкиваетесь с ситуацией, когда одна из сторон начинает отказываться от того, что было оговорено в документах, либо вообще сообщает о том, что никаких документов не существовало… Последствия могут быть различными в зависимости от того, о каких документах будет идти речь, но вы получите нежелательные задержки в работе вашего предприятия, а так же будут затрачены время и силы ваших сотрудников, которые могли бы заниматься и другими задачами в этот момент, что повысило бы эффективность вашей деятельности.

Представьте также ситуацию когда данные для входа в систему документооборота вашего предприятия попали в руки злоумышленников в результате неких обстоятельств. Злоумышленник получит полный доступ к вашему документообороту, что способно принести огромный вред вашему бизнесу.

Как же мы можем убить сразу всех зайцев в нашем вопросе? Как получить экономию средств сократив объемы традиционного документооборота? Как обеспечить документооборот не только внутри своего предприятия, но и с контрагентами организации? Как максимально обеспечить безопасность электронного документооборота?

Ответ на все эти вопросы мы можем получить начав использовать современные системы электронного документооборота, функционирующие на мощных технологических площадках, предоставляющие доступ к сервису для пользователя из любого, даже самого отдаленного уголка планеты. Такие современные системы электронного документооборота работают со стандартизированными, формализованными типами документов, так и с неформализованными документами. Вы сможете обмениться договорами, счетами-фактурами, актами, простыми письмами с вложениями и без. И, что является одним из важнейших аспектов, вся корреспонденция, все вложения, будут обработаны с использованием средств криптографической защиты информации, все каналы связи с системой документооборота будут так же полностью безопасными. Корреспонденция и весь документооборот в такой системе становится доступным только самим участникам документооборота, которые владеют ключами электронной подписи, с помощью которых в электронном документообороте обеспечивается не только шифрование документов, но и проставляются специальные метки, позволяющие обеспечить неотрекаемость от произведенных с документооборотом действий, а так же позволяющие использовать электронную подпись в полном соответствии с действующим законодательством, т.е. использовать ее как аналог подписи ответственного лица и печати организации.

Скорость доставки документов в таких системах составляет считанные секунды, а это тоже немалая экономия затрат, по сравнению с традиционными способами.

Большим удобством в работе с современными системами электронного документооборота является возможность распределения ролей среди пользователей внутри организации. Вы сможете разделить права своих пользователей и отделов, позволив создавать и согласовывать документы, выделив отдельных сотрудников имеющих право на подпись документа.

Легко представить, как удобно работать с подобной системой документооборота находясь в пути, в командировке или отпуске. Ваши процессы ни на минуту не будут приостановлены из-за того, что ответственные лица находятся в отъезде, ведь они смогут работать с документами из любого места где есть выход в интернет и настроенное рабочее место, например в виде собственного ноутбука. А если у вас нет с собой ноутбука, но крайне необходимо согласовать или даже подписать документы в системе? И для этой ситуации есть выход. Вы можете использовать мобильное приложение, посредством которого вы сможете согласовывать и подписывать документы.

Использование современных систем электронного документооборота позволит вам экономить средства и время, и позволит оптимизировать процессы документооборота вашего предприятия и ваших партнеров.