Как организовать успешный конгресс

При проведении конференций и конгрессов все руководствуются разными целями. Для одних это способ закрепить статус, другие же используют такие мероприятия как дань традициям компании. Но каждый хочет провести мероприятие качественно и на высоком уровне.

Организации, которые проводят конференции, конгрессы и семинары, могут руководствоваться совершенно разными целями. Для одних это отличный способ закрепить за собой статус лидера в той или иной области индустрии, другие же используют такие мероприятия исключительно как дань традициям компании. Но независимо от целей, все организаторы хотят провести мероприятие качественно и на высоком уровне.

Ключевые моменты

Чаще всего та или иная компания берет на себя организацию конгресса, если появилась актуальная проблема, в решении которой заинтересована ее целевая группа. На таком мероприятии необходимо правильно подать информацию о состоянии отрасли, проанализировав ее развитие. Также в формате встречи представляется уникальная возможность наладить контакты не только с коллегами и экспертами, но также и с представителями государственных структур. Особое внимание следует уделить докладам и отчетам, которые будут представлены на мероприятии. Если планируется пригласить много гостей, нужно заранее позаботиться о поиске подходящей площадки. Оптимальным вариантом будет выставочный зал Экспоцентр - международные конгрессы, организуемые здесь, всегда проходят на высоком уровне.

Подготовка встречи

В процессе подготовки масштабного мероприятия любой организатор сталкивается с трудностями. Их можно избежать, если продумать некоторые моменты заранее. Организатор должен:

Определиться с тематикой конгресса, а также группой целевой аудитории.
Составить детальный план программы встречи.
Позаботиться о том, чтобы пригласить "звездных" спикеров.
Дать публикации в СМИ.
Выбрать подходящую выставочную площадку.
Оказать участникам информационную поддержку после завершения мероприятия.

Как правильно выбрать тему

Тема конгресса должна быть актуальной для всех участников. В процессе ее поиска необходимо учесть все идеи, даже самые неожиданные. Чаще всего нестандартные темы становятся «приманкой», привлекающей внимание и выделяющей конгресс из ряда других подобных мероприятий.

«Правильные» спикеры и грамотная информация - залог успеха

При выборе людей, которые будут освещать вопросы на конгрессе, большую роль играет их репутация, должность и опыт. С точки зрения восприятия участниками, идеальный доклад имеет определенные пропорции. На освещение проблемы отводится 25 %, на способы решения — 50 %, на активное обсуждение затронутых вопросов — 25 %.

Другие материалы по теме: