Как хранить электронные документы. Инструкция Минфина РФ

Согласно инструкциям Минфина Российской Федерации архивные электронные документы необходимо хранить по определенным нормам с соблюдением определенных сроков хранения документации.

Хранение каждого вида такого рода электронных документов осуществляется по собственным срокам. Иногда они определяются нормативами организации государственного архивного дела, например, как в случаях с бухгалтерской электронной отчетностью и первичными бухгалтерскими документами, иногда обязанность организовывать самостоятельное хранение электронных документов бухгалтерской направленности возлагается непосредственно на руководителя предприятия либо на физическое лицо, в случае, если речь идет об индивидуальном предпринимателе.

Не менее пяти лет с момента окончания отчетного года следует хранить бухгалтерские отчеты и "первичку", а документы, по которым осуществлялся налоговый и бухгалтерский учет и ряд других необходимых для начисления налоговых сборов документов, требуется хранить не менее четырех лет.

Пока не существует устанавливающего требования к бухгалтерской документации, а также организации документооборота в целом, утвержденного на уровне правительственных федеральных стандарта бухучета. Хранение документации ведется согласно утвержденным Минфином СССР и Архивным фондом РФ нормам и правилам.

Ведение электронного документооборота в специальных системах обмена электронными документами или системах сдачи электронной отчетности позволяет архивному хранению всех отправленных и полученных электронных документов быть бессрочным и абсолютно бесплатным.

Любой пользователь данных систем электронного документооборота, при наличии соответствующего ключа электронной подписи (за период работы с документами в системе), всегда сможет зайти в систему и просмотреть необходимые ему документы, вне зависимости от даты их отправки или получения.

Электронную подпись для работы в системах электронного документооборота можно получить в специализированных удостоверяющих центрах, которые, зачастую, оказывают и услуги по подключению пользователей к системам электронного обмена документами. При этом, на сегодняшний день возможна организация электронного документооборота практически со всеми контролирующими органами. Также в большинстве регионов России сейчас активно развиваются проекты, позволяющие пользователю системы электронного документооборота получать электронным способом бухгалтерские документы и от ряда ресурсоснабжающих организаций.

Другие материалы по теме: