Требования к отчету за проживание во время командировки

Командировка представляет собой ответственное и хлопотное мероприятие, так как вам приходится решать проблемы связанные со служебным заданием, проживанием, питанием и проездом.

Для того чтобы вернуть материальные средства, потраченные на проживание, необходимо подтвердить сумму расходов. Данная процедура осуществляется путем предоставления в бухгалтерию отчетных документов о проживании в гостинице.

В данной статье мы рассмотрим главные требования, которые предоставляются к отчету за проживание во время командировки. Бухгалтерия в качестве отчетной документации принимает следующие фискальные документы:

счета, квитанции, заверенные печатью отеля;
кассовые чеки.

Каждый из перечисленных документов должен иметь две даты: заселения и выбытия. Также они должны соответствовать тем, которые указаны на проездных документах. В случае наличия лишних дней Вам точно не покроют ваши расходы, еще и усомнятся в целях вашего проживания в отели. Таким образом, в случае несовпадения дат приезда и отъезда с заселением и выбытием из гостиницы, ваше заявление на возвращение расходов на проживание может быть отклонено.

Кроме того, важным является количество оплаченных суток. В отелях сутки считаются согласно определенным правилам. Следовательно, чтобы не заплатить за жилье лишнего, необходимо еще перед заселением узнать их у администратора. Гостиницы могут самостоятельно определять время для отсчета суток. Обычно он начинается в полдень. Если вы заселяетесь в отель раньше или позже данного времени, вам придется заплатить стоимость дополнительных суток.

Если вы не имеете необходимой документации, вы потеряли счета или квитанции об оплате проживания, или она неправильно оформлена, есть несколько способов решения данной проблемы:

не восстанавливать документацию. Остановив свой выбор на этом варианте, вы не возместите материальные средства, потраченные на гостиницу;
вернуться в город, который вы посещали во время командировки, и попросить там копии всех документов;
обратиться за помощью в компанию, которая предоставляет гостиничные чеки. Москва большой город, который часто посещают с целью командировок, поэтому подобные услуги на сегодняшний день здесь пользуются большой популярностью.

Последний вариант прост, надежен и наиболее оптимален для решения подобных вопросов. Он избавляет человека от необходимости обратной поездки в отель и экономит ваше время и деньги.

Другие материалы по теме: